Responsable de adquisiciones y viajes, Mexico City, Mexico

Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO)

FAO in Mexico City

2300057

Responsable de adquisiciones y viajes

Anuncio de trabajo : 09/ene/2023

Fecha de anulación de publicación : 23/ene/2023, 22:59:00

Organizational Unit : FLMEX

Tipo de puesto : Trabajo temporal

Tipo de Requisición : NPP (Personal Nacional de Proyecto)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal : México-Mexico City

Duración : 3 meses

Número de Puesto : N/A

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

  • La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
  • Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
  • Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
  • La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
  • Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
  • Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

El puesto está ubicado en la Representación de FAO en México

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión de la Representante asistente de administración de FAO México

Campo de especialización

Adquisiciones

Garantizar por medio de ejecución directa, y en otros casos de supervisión, que la organización y los proyectos cuenten en tiempo y forma con los insumos necesarios para la operación, considerando la normatividad y políticas aplicables a los distintos procedimientos de compras y al mismo tiempo, supervisar que la gestión de las solicitudes de viajes y trámites derivados sea expedita.

Tareas y responsabilidades

  • Participar y revisar que los procesos de compra en cualquiera de las modalidades que se presenten cumplan con la mejor relación calidad precio y cuenten con la documentación necesaria acorde a la normatividad, garanticen las mejores condiciones de compra para la Oficina, y los servicios y/o productos que se entreguen cumplan con las expectativas de las áreas requirentes.
  • Controlar el proceso de adquisiciones por medio de la integración y monitoreo del Plan de Compras de la oficina y proyectos, así como del Plan de Compras Consolidado y Estimado de Pagos.
  • Realizar los procesos de compra cumpliendo con los requerimientos del solicitante y en estricto apego a la normatividad de FAO y dar seguimiento a cada compra hasta el pago al proveedor.
  • Verificar que se elabore y archive toda la información y documentación relativa a los procesos de compra dependiendo la modalidad, es decir, instrumentos contractuales, cuadros comparativos de evaluación de proveedores y toda la documentación de soporte necesaria acorde a los productos o servicios y normatividad aplicable en cada modalidad.
  • Preparar y/o revisar: el Plan de Compras de la oficina, Plan de Compras Consolidado y Estimado de pagos previo a la entrega al área de Finanzas, dar seguimiento y presentar estatus en los Comités de Seguimiento de Proyecto.
  • Supervisar todas las actividades y documentación derivadas de los procesos de compra del personal a su cargo.
  • Preparar y/o revisar la documentación a presentar para visto bueno del Comité Local de Compras.
  • Revisar Cartas Acuerdo como miembro de control de calidad y asegurar su adecuado registro y seguimiento en sistemas.
  • Elaborar o validar las órdenes de compra que le sean solicitadas, dando seguimiento hasta su pago y cierre en sistema.
  • Actualizar, clasificar y diversificar la base de datos de proveedores en Excel y apoyar en la actualización de la base de datos en GRMS.
  • Elaborar el plan y el esquema de evaluación de proveedores e implementarlo.
  • Fungir como punto focal de FAO en el área de compras dentro del Sistema de Naciones Unidas México.
  • Colaborar como punto focal en la logística para eventos en los que la oficina actúe como organizador o como participante a nivel nacional o internacional, considerando todas las acciones de preparación, compra y gestión de insumos (productos / servicios) para el evento.
  • Revisar y dar el visto bueno de los procesos de compra realizados por otros compradores, incluyendo la revisión de contratos y órdenes de compra.
  • Dar seguimiento a los contratos con las distintas áreas requirentes, considerando su fecha de vencimiento para renovación, verificando que se cumplan las cláusulas de éstos.
  • Planear e implementar las medidas de mitigación de riesgo de compras y viajes, así como las medidas de control interno derivadas del ICQ.
  • Supervisar que se realice la identificación de proveedores de compras específicas en colaboración con los funcionarios técnicos adhoc.
  • Verificar que se genere bimestralmente el reporte de órdenes de compra y requisiciones en el sistema GRMS y realizar un seguimiento adecuado hasta el cierre de éstas.
  • Supervisar el seguimiento a la entrega satisfactoria de los productos y/o servicios de la Oficina con los proveedores, para realizar el pago oportuno a éstos.

  • Verificar en sistema GRMS el cálculo conforme a la política de viajes, del monto a pagar por concepto de viáticos y de otros gastos de viaje.
  • Revisar las travel authorization TA’s, registradas por el personal y realizar las correcciones necesarias, así como de los Mission Travel Claim (MTC) y Travel Expense Claim (TECs)
  • Mantener actualizadas las tarifas de Daily Subsistance Allowance (DSA) en el sistema GRMS.
  • Asegurar la preparación y entrega del plan de viajes internacionales.
  • Coordinarse con atención al talento y normatividad y cumplimiento, para mantener actualizado al personal con respecto a las políticas, procesos y protocolos aplicables a adquisiciones y viajes; así como dar el seguimiento necesario para su cumplimiento.
  • Realizar cualquier otra función alineada con el objetivo del puesto.

Tareas y responsabilidades

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS: Requisitos mínimos

  • Nacionalidad Mexicana
  • Cinco años de experiencia relevante en gestión de compras y adquisiciones, o tareas administrativas afines.
  • Conocimiento práctico del idioma español (nivel C) y conocimiento intermedio del idioma inglés (nivel B).
  • Licenciatura en Administración, Contabilidad o carreras afines.

Competencias fundamentales de la FAO

  • Enfoque basado en los resultados
  • Trabajo en equipo
  • Comunicación
  • Establecimiento de relaciones eficaces
  • Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

  • Aptitud para utilizar eficazmente los programas informáticos estándares para oficina, tales como MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange) y otros.
  • Aptitud para utilizar eficazmente programas informáticos de contabilidad y otros sistemas de información y base de datos para incorporar datos, realizar búsquedas, recuperar/definir informes especiales y analizar y editar los resultados en un formato adecuado.
  • Habilidades probadas para establecer relaciones fluidas de trabajo con representantes de instituciones de gobierno y ONGs.

INFORMACIÓN ADICIONAL

  • La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
  • Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Si necesita ayuda o tiene dudas, contacte con: [email protected]
  • Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
  • Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: (link)
  • Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo: (link)

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES

  • Si desea presentar una solicitud, vaya al sitio web de contratación de la FAO ( Empleo en la FAO) y complete su perfil en línea.
  • Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Solo se considerarán las solicitudes recibidas a través del portal de contratación.
  • Aconsejamos a los candidatos que presenten su solicitud con antelación suficiente al vencimiento del plazo.
  • Si necesita ayuda, contacte con: [email protected]

EN LOS LOCALES DE LA FAO ESTÁ PROHIBIDO FUMAR