World Health Organization (WHO)

WHO Bamako, Mali

Programme Assistant

( 2208390 )

Grade : G5

Contractual Arrangement : Fixed-term appointment

Contract Duration (Years, Months, Days) : 2 years

Job Posting: Sep 12, 2022, 6:27:09 AM

La mission du programme de preparation et d’intervention en cas d’urgence (EPR) de l’OMS est d’aider les Etats membres a i) se preparer a prevenir les flambees de maladies et les urgences sanitaires, ii) detecter, signaler et confirmer rapidement les flambees, et iii) renforcer et maintenir leur capacite a repondre aux effets negatifs des urgences sanitaires et a s’en remettre.Les unites d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l’organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilites dans l’environnement du GSM et de garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le contexte d’un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Dans le cadre de l’autorite deleguee, le titulaire est charge de tout ou partie des taches suivantes, qui sont executees en fonction des besoins et de l’agenda :Correspondance : Rediger la correspondance generale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions recues.Finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation et tenir a jour un systeme de classement.Verifier que la correspondance sortante afin qu’elle soit presentee conformement aux formats de l’OMS et du service, verifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et approbation.Analyser la correspondance et les demandes recues a la lumiere des documents de reference, des instructions, des politiques et des precedents, en recherchant, en obtenant et en joignant des informations de reference pour anticiper les besoins de l’agent responsable ou les reorienter comme il convient.Identifier et mettre en evidence les documents entrants, joindre les informations de base et identifier les domaines necessitant une action de la part du personnel professionnel du programme, en attirant leur attention sur des points specifiques.S’assurer que les rapports et documents techniques du programme sont conformes aux normes, regles, pratiques et procedures de l’OMS, les editer et les corriger si necessaire avant de les soumettre a la signature ou a l’autorisation de l’autorite competente.A l’aide d’outils de suivi appropries, assurer le suivi et veiller a ce que les dates cibles et les delais soient respectes et a ce qu’il soit repondu en temps voulu a la correspondance et aux demandes de renseignement.Gestion des reunions du programme :Organiser, coordonner et diriger la preparation administrative des reunions, seminaires et ateliers, y compris les lettres d’invitation, le calcul des couts et les demandes de voyage.Aider a la preparation de documents, a l’envoi de materiel et a la liaison avec les participants et les autres personnes concernees.Preparer des presentations a l’aide de PowerPoint et d’autres logiciels, de sa propre initiative ou sur la base des instructions recues.Rediger et preparer les proces-verbaux des reunions d’equipe hebdomadaires et des reunions ad hoc du programme ;Obtenir des documents d’information et de reference pour les reunions, seminaires, ateliers, etc., auxquels doivent participer les professionnels de l’equipe, en verifiant leur disponibilite et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropries.Voyage: A l’aide de GSM/Oracle, preparer les demandes (TR) de voyage pour les deplacements officiels de l’OMS. Effectuer les reservations de vols et d’hotels, preparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative. Apporter un soutien au personnel pour initier les demandes de voyage (TR) et prodiguer des conseils sur les demandes de remboursement de frais de voyage (TC) avec des orientations sur les documents justificatifs.General:Fournir des informations de base pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.Diffuser des informations sur les procedures administratives au personnel GS de l’equipe/departement et aider le personnel a respecter les procedures administratives de l’OMS.Suivre les demandes de biens et de services, y compris la reception, le paiement et les besoins d’inventaire du bureau et du programme.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Un diplome de fin d’etudes secondaires ou une formation professionnelle en gestion des programmes ou equivalent.

Desirable: Diplome en gestion, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe, delivre par un institut accredite/reconnu. Une formation en assistance de programme et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.

Experience

Essential: Un minimum de cinq (5) annees d’experience en assistant de programme ou administrative.

Desirable: Experience pertinente au sein de l’OMS ou une autre agence des Nations Unies serait un atout. Une experience de l’utilisation d’Oracle ou d’un autre progiciel de gestion integre serait un avantage.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l’auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l’OMS, pour etre en mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork

Respecting and promoting individual and cultural differences

Communication

Moving forward in a changing environment

Producing results

Use of Language Skills

Essential: Beginners knowledge of English. Expert knowledge of French.

Desirable: REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 10,151,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: (link) Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • For information on WHO’s operations please visit: (link)
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.