Program Assistant, Bogotá

Job Identification : 7008

Locations : Bogota, Colombia Colombia

Posting Date : 11/18/2022, 01:44 PM

Apply Before : 11/24/2022, 10:00 PM

Job Schedule : Full time

Grade : SB3

Vacancy Type : Service Contract Holders

Rotational/Non Rotational : Non-Rotational

Contract Duration : 1 Year

Education and Work Experience : Bachelor’s Degree – 3 year(s) experience

Other Criteria

Deseable experiencia en Organismos Internacionales

Required Languages : Español

Desired Languages

Ingles Intermedio

Vacancy Timeline : 1 Week

Job Category : Administration/Operations/Support

Job Description

Justificación

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación internacional para el desarrollo, que promueve el derecho de cada mujer, hombre y niño a disfrutar de una vida sana, con igualdad de oportunidades para todos y todas. El UNFPA apoya a los países en la utilización de datos sociodemográficos para la formulación de políticas y programas de reducción de la pobreza, y para asegurar que todo embarazo sea deseado, todos los partos sean seguros, todos los jóvenes estén libres de VIH/SIDA y todas las niñas y mujeres sean tratadas con dignidad y respeto, en especial aquellas afectadas por situaciones de emergencia humanitaria.

La exitosa implementación del Programa de País de UNFPA en Colombia (2021 -2025) demanda del fortalecimiento de la capacidad de la oficina para la gestión basada en resultados, y de la consolidación de un equipo administrativo y de programa que logre responder rápida y efectivamente a la ejecución de los proyectos y planes de trabajo.

La posición:

El/la Asistente de programa estará encargado de “Brindar apoyo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones del programa.”

Cómo puede marcar la diferencia:

El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes desarrollen su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que “avancen mejor”, al tiempo que abordan los efectos negativos de la pandemia del Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperen los logros perdidos y alcancen nuestros objetivos.

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales, y que los defienda con valentía y plena convicción. El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.

Objetivo del trabajo:

Apoyará la gestión eficaz de las actividades del programa del UNFPA. Demostrará un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relación con los procesos administrativos y programáticos, al tiempo que prestará apoyo y orientación a la oficina en el país (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA.

Sería responsable de:

Bajo la dirección del/la Asociado administrativo y financiero o su delegado/a, el/la Asistente de programa brinda servicios de:

• Asistir a los Asesores/Coordinadores y demás consultores del área en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
• Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo bajo la ejecución nacional en términos de personal, subcontratos, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos relativos a programa y planes de trabajo para facilitar la ejecución de estos.
• Asistir en el seguimiento y control presupuestal de los recursos propios y de proyecto que sean ejecutados.
• Asistir en las acciones administrativas propias del programa para la movilización de recursos.
• Apoyar en la elaboración de Términos de Referencia asociados.
• Revisar procesos documentales propios y de proyecto garantizando el correcto cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA.
• Participar en la cotización, organización y ejecución de eventos.
• Elaboración de órdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por la suma de USD$100.000.
• Ingreso de requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos y/o generación de vouchers.
• Revisión de procesos y pagos generados por asistentes de proyecto y elaboración de propios concernientes a apoyos directos.
• A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Atlas.
• Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas.
• Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos del UNFPA.
• Orientar al personal de proyecto en requerimientos referentes a normas y procedimientos del UFNPA.
• Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; responder consultas con discreción.
• Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
• Mantener al día los archivos físicos y/o digitales de documentos y correspondencia del área.
• Apoyar con el levantamiento de información referente a nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones en el área.
• Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.
• Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
• Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.
• Entrenar y dar inducción a nuevos asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.
• Preparar borradores de correspondencia no sustantiva.
• Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
• Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por el área y redactar Actas de Comités Técnicos.

• Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones del equipo del área.
• Deberá garantizar conocer las normas y procedimientos del UNFPA en el ejercicio de sus funciones.
• Garantizar que todos los apoyos brindados, se rigen por las normas y procedimientos del UNFPA.
• Desarrollar sus actividades respetando la estricta confidencialidad de los procesos.
• Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).

Cualificaciones y Experiencia:

Educación:

• De acuerdo con el propósito, alcance y actividades establecidos, se requiere: Profesional en ciencias sociales y Administrativas, deseable especialización y/o maestría. Se valorará estudios en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina.

Conocimientos y Experiencia:

• Experiencia de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar.
• Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable.
• Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales

Lenguajes:

• Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.

Competencias requeridas:

Valores:

• Ser un ejemplo de integridad.
• Demostrar el compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas,
• Aceptar la diversidad cultural,
• Aceptar el cambio

Competencias funcionales:

• Apoyo al desarrollo y gestión de programas basados en resultados.
• Innovación y difusión de nuevos enfoques.
• Abogacía / promoción de una agenda orientada hacia políticas públicas
• Movilización de recursos/construcción de alianzas y asociaciones estratégicas

Competencias básicas:

• Lograr resultados,
• Ser responsable,
• Desarrollar y aplicar la experiencia profesional/la perspicacia empresarial,
• Pensar de forma analítica y estratégica,
• Trabajar en equipo/gestionar nuestras relaciones,
• Comunicar para lograr un impacto.

Competencias de gestión:

• Proporcionar un enfoque estratégico,
• Comprometerse con los socios internos/externos y las partes interesadas,
• Dirigir, desarrollar y capacitar a las personas, creando una cultura de rendimiento
• Tomar decisiones y ejercer el juicio

Criterios de Evaluación:

Para el proceso de selección el/la aspirante deberá entregar su hoja de vida en formato P11 y en PDF, debidamente firmado, el cuál se encuentra anexo a esta convocatoria. La evaluación de las hojas de vida se realizará sólo a aquellas personas que cumplan con los requisitos mínimos incluido el formato de presentación de inclusión descritos en el perfil de los presentes términos de referencia y la entrega de documentos.

Viajes:

Es posible que se presente la necesidad de realizar viajes a ciudades y/o municipios a nivel nacional, en transportes aéreos, terrestre y/o fluviales, para los cuáles el/la consultora deberá contar con las capacidades físicas y de capacitación correspondientes para el debido cumplimiento, así como el esquema de vacunación COVID completo.

Supervisión:

El contrato será supervisado por el Asociado Financiero y Administrativo del UNFPA.

Para aplicar a esta convocatoria deberá aplicar a través de la plataforma Quantum.

Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias y obtengan mayor puntaje.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Por disposiciones de gobierno y del Sistema de Naciones Unidas, la oficina del UNFPA se encuentra en modalidad teletrabajo, sin embargo, esto puede cambiar y se podrá requerir asistencia presencial para lo cual se deberá presentar carnet de vacunación COVID.

Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.