ILO - International Labour Organization

Funcionario/a de Operaciones, Santiago

Job Overview

Grado: NOA

Número de la vacante: SANTIAGO/RB/NOA/2021/189

Fecha de publicación: 25 de agosto de 2021

Fecha de cierre ( medianoche hora de Lima): 07 de septiembre de 2021

Job ID: 6578

Departamento: OR-América Latina y el Caribe

Unidad: ETD/OP-Santiago

Lugar de destino: Santiago

Tipo de contrato: Duración determinada

Duración del contrato: Un año o más

Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Chile.

Pueden participar:

– Los candidatos externos.

– Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en el Estatuto del Personal.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

Marco orgánico

Este puesto está ubicado en el equipo de apoyo técnico sobre trabajo decente/Oficina de países (ETD/OP). Esta unidad organizativa tiene jurisdicción técnica en las operaciones de la OIT en Argentina, Brasil, Chile, Paraguay y Uruguay y jurisdicción política sobre Chile, Paraguay y Uruguay.

La Oficina del ETD/OP-Santiago, colabora estrechamente con sus mandantes tripartitos, entre los que se encuentran los Gobiernos de los países bajo su competencia (a través de los Ministerios de Trabajo y otros ministerios sectoriales), las organizaciones de empleadores y las organizaciones de trabajadores, así como con las entidades de las Naciones Unidas y otros socios para el desarrollo.

El ETD/OP-Santiago cuenta con un edificio de siete plantas en Santiago de Chile, propiedad de la OIT y una oficina alquilada en la ciudad de Asunción, Paraguay.

El/la Oficial de Operaciones coordinará y procesará todo el trabajo financiero, administrativo y de recursos humanos de las operaciones del ETD/OP-Santiago.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará servicios profesionales en la administración y ejecución de una serie de servicios operacionales para la Oficina en algunas de las siguientes áreas: finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de bienes e instalaciones, seguridad, comunicación, gestión de la información y tecnologías de la información. Los servicios se prestarán de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente e incluirán la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. Este trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de l director del ETD/OP-Santiago. Las actividades y tareas cotidianas exigirán una supervisión mínima. El/la titular recibirá instrucciones y orientaciones detalladas en caso de tener que ocuparse de actividades especiales o de cuestiones poco habituales o complejas.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos, la Oficina Regional y de la sede para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces, intercambiar información sobre cuestiones relacionadas con la prestación de servicios, analizar información y hacer un seguimiento de las autorizaciones y las cuestiones administrativas pendientes.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con bancos, proveedores de servicios, organismos y grupos de trabajo de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones internacionales para intercambiar información y obtener asistencia con objeto de asegurar la ejecución satisfactoria de los servicios operacionales.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. Proporcionar servicios profesionales para la ejecución eficaz de los servicios operacionales de la Oficina. Administrar las operaciones cotidianas en algunas de las siguientes áreas: finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de bienes e instalaciones, seguridad, comunicación, gestión de la información y tecnologías de la información, velando por el pleno cumplimiento de las normas aplicables.

2. Llevar un control del trabajo del personal en las áreas operacionales correspondientes y proporcionarle orientaciones. Supervisar al personal, según proceda. Controlar y verificar la exactitud y adecuación de las transacciones administrativas procesadas por el personal de apoyo. Actuar como interventor/a de gastos y aprobar las acciones en el sistema de planificación de los recursos institucionales.

3. Proporcionar apoyo sustancial para efectuar un análisis y un seguimiento continuos de la situación de los recursos (financieros y humanos) de la Oficina. Proporcionar informes de gestión periódicos para sustentar la toma de decisiones.

4. Ayudar a gestionar las operaciones financieras y los servicios contables que conllevan responsabilidades con respecto a las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la aprobación de pagos, las autorizaciones de pagos exteriores y las autorizaciones financieras de la Oficina, la conciliación de cuentas, la facturación, el cierre mensual de cuentas, las previsiones y el cierre de cuentas al final de cada ejercicio contable. Proporcionar apoyo para la preparación de las propuestas de Programa y Presupuesto.

5. Ayudar en la ejecución de las operaciones y servicios de recursos humanos.

6. Mantener contactos con bancos locales, compañías de seguros, organismos gubernamentales y otras organizaciones de las Naciones Unidas, entre otros, para resolver cuestiones administrativas diarias. Participar en reuniones interinstitucionales, grupos de trabajo e iniciativas conjuntas de las Naciones Unidas sobre actividades del sistema común en las áreas operacionales correspondientes. Preparar notas informativas sobre cuestiones y novedades importantes, y hacer un seguimiento cuando proceda.

7. Comprobar que las solicitudes de adquisición se ajustan a las normas aplicables y presentarlas para su aprobación. Preparar los pliegos de condiciones estándar. Proporcionar apoyo administrativo en los procesos de licitación. Preparar órdenes de compra para su aprobación en el marco de la autoridad que le haya sido delegada.

8. Mantenerse al día sobre la evolución de las normas aplicables, las prácticas óptimas y las tecnologías en los ámbitos ocupacionales correspondientes. Compartir conocimientos con el personal y proporcionarle orientaciones.

sección opcional (solo si necesario)

9. Hacer un seguimiento de la eficiencia y la eficacia de los métodos y los procesos de trabajo y formular recomendaciones para introducir mejoras. Trabajar en estrecha colaboración con el personal y los responsables concernidos para asegurarse de que los servicios están diseñados y se ejecutan de manera eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.

10. Realizar estudios de investigación y analizar datos e información sobre diversos temas operacionales conexos. Preparar informes analíticos para apoyar el seguimiento de los programas y proyectos y hacer aportaciones a informes y otras comunicaciones.

11. Ayudar al punto focal en materia de seguridad en el país a velar por la seguridad, la protección y el bienestar de los funcionarios y por la seguridad de las instalaciones y los bienes, de conformidad con las políticas y procedimientos de seguridad de las Naciones Unidas. Actuar como auxiliar local para la seguridad, cuando proceda.

12. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Requisitos mínimos

Formación

Título universitario (licenciatura o grado equivalente) en contabilidad y/o administración.

Se considera como ventaja contar con una especialización en Finanzas, Administración y/o Recursos Humanos.

Se puede considerar una experiencia laboral equivalente en lugar de un título universitario de acuerdo con la tabla a continuación.

Grado

Formación y años de experiencia exigidos

Equivalencia exigida a los funcionarios/candidatos que no poseen un diploma de estudios universitarios o postsecundarios

Equivalencia exigida a los funcionarios que poseen un diploma de estudios postsecundarios

NOA

Diploma universitario (de grado o equivalente) en un campo relacionado con el puesto de trabajo

+

Dos años de experiencia laboral en el campo indicado en la descripción de puesto/ el aviso de vacante (correspondiente a las funciones indicadas en la descripción de puesto)

Estudios secundarios completos

+

Seis años de experiencia laboral en una actividad afín (equivalencia con un diploma universitario)

+

Dos años de experiencia profesional en el ámbito indicado en la descripción de puesto/el aviso de vacante (acorde con las funciones indicadas en la descripción de puesto)

Estudios secundarios completos

+

Título/certificado de educación postsecundaria

+

Cuatro años de experiencia laboral en una actividad afín (equivalencia con un diploma universitario)

+

Dos años de experiencia laboral en el ámbito indicado en la descripción de puesto/el aviso de vacante (acorde con las tareas indicadas en la descripción de puesto)

Experiencia

Un mínimo de dos años de experiencia profesional en el área de finanzas, administración y/o recursos humanos.

Idiomas

Excelente dominio del español y nivel avanzado del inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Buen conocimiento de los principios y conceptos relacionados con las áreas de operaciones (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, administración, adquisiciones, etc.).

Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para determinar y evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes: Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.

Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.

Aptitudes analíticas.

Buenas dotes de redacción.

Capacidad para mantener relaciones de trabajo eficaces con interlocutores clave.

Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.

Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.

Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

– Los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

– Si solo adjunta su CV, no se le considerará en este proceso de selección. Solo se tomarán en cuenta los perfiles de los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el período de voluntariado no se contabilizará como experiencia laboral y que solo se contabiliza la mitad del período de pasantías, si estas han sido remuneradas de alguna forma.

– La persona seleccionada deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.

– Sólo las candidaturas preseleccionadas serán contactadas para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen escrito y/o entrevista de tipo técnico, así como entrevistas por competencias.

– Las aplicaciones de funcionarios que hayan alcanzado o vayan a alcanzar la edad de jubilación al 31 de diciembre de 2021, según lo que se indica en el Art. 11.3 del Estatuto, o que se encuentren actualmente jubilados, no serán consideradas en este proceso.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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