Clerk DGME/UR Paso Canoas, San Jose, Costa Rica

Office of the United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR)

El ACNUR en San José

Hardship Level (not applicable for home-based): A (least hardship)

Family Type (not applicable for home-based): Family

Staff Member / Affiliate Type: UNOPS LICA3

Target Start Date: 2023-01-02-08:00

Job Posting End Date: noviembre 16, 2022

Terms of Reference

PARA SER ELEGIBLE PARA EL PUESTO, EL APLICANTE DEBE: LOS CANDIDATOS DEBEN ESTAR LEGALMENTE PRESENTES EN COSTA RICA AL MOMENTO DE LA SOLICITUD, RECLUTAMIENTO Y CONTRATACIu00d3N. SOLO LOS CANDIDATOS QUE TENGAN UNA RESIDENCIA PERMANENTE EN COSTA RICA SERu00c1N CONSIDERADOS ELEGIBLES. TENER Mu00cdNIMO UN Au00d1O DE EXPERIENCIA RELEVANTE, POSTERIOR A LA OBTENCIu00d3N DEL DIPLOMA DE COLEGIO, O SIN Au00d1OS DE EXPERIENCIA CON BACHILLER UNIVERSITARIO. LA PERSONA DEBE TENER DISPONIBILIDAD PARA TRABAJAR PERMANENTEMENTE EN PASO CANOAS, COSTA RICA.

Vacunaciu00f3n Covid-19 y medidas de seguridad relacionadas: El ACNUR tiene la responsabilidad de prevenir y frenar la propagaciu00f3n del COVID-19, como parte de su compromiso ante su fuerza laboral y las comunidades en las que trabaja y sirve. Si bien otras medidas (como la higiene de las manos, el distanciamiento fu00edsico, la ventilaciu00f3n y el uso de mascarillas) siguen siendo cruciales, vacunarse contra el COVID-19 desempeu00f1a un papel clave en la protecciu00f3n de uno mismo, las familias, los colegas y la comunidad, incluidas las personas de interu00e9s, y se ha demostrado que reduce significativamente los riesgos de enfermedad grave y muerte por COVID-19. Por lo tanto, en concordancia con otras agencias de la ONU y con base en el asesoramiento de la red de Directores Mu00e9dicos de la ONU, ACNUR insta encarecidamente a todos los colegas a vacunarse lo antes posible para protegerse a su00ed mismos y a los demu00e1s.

La contrataciu00f3n como miembro del personal de ACNUR la participaciu00f3n en un programa afiliado de ACNUR estu00e1n sujetas a prueba de vacunaciu00f3n completa, independientemente del tipo y duraciu00f3n del contrato, a menos que el candidato se encuentre en un lugar con falta documentada de acceso a las vacunas contra el COVID-19. Por tanto, las personas recomendadas para el puesto deberu00e1n presentar el comprobante de vacunaciu00f3n o la recomendaciu00f3n mu00e9dica que justifique la no vacunaciu00f3n.

OPERATIONAL CONTEXT

El Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) tiene 40 au00f1os de operaciu00f3n en Costa Rica y colabora con las autoridades y otros socios para atender las necesidades de personas solicitantes de la condiciu00f3n de refugiado, personas refugiadas reconocidas y en riesgo de apatridia o apu00e1tridas en el pau00eds. Esta colaboraciu00f3n incluye apoyo de recursos humanos, apoyo tu00e9cnico por medio de la provisiu00f3n de informaciu00f3n de pau00eds de origen de las personas solicitantes de asilo y actividades regulares de fortalecimiento de capacidades dirigidas a las autoridades de elegibilidad en varias temu00e1ticas, entre otros. La Unidad de Refugio de la Direcciu00f3n General de Migraciu00f3n y Extranjeru00eda (DGME), apoyada por el ACNUR, es entidad clave para la debida atenciu00f3n de las personas solicitantes de refugio y refugiadas del pau00eds. Siendo esta una poblaciu00f3n especialmente vulnerable a la que, por los convenios suscritos por el Estado costarricense, se les debe dar una protecciu00f3n oportuna e integral, es de vital importancia contar con informaciu00f3n estadu00edsticas actualizada, confiable y pertinente para la toma de decisiones oportunas por ambas entidades y que lleven a una efectiva resoluciu00f3n de necesidades. La informaciu00f3n requerida se relaciona tanto con datos para conocer la situaciu00f3n actual de las solicitudes de refugio, la conformaciu00f3n de la poblaciu00f3n de interu00e9s y la detecciu00f3n de grupos con necesidades o perfiles especu00edficos, como para hacer proyecciones fiables sobre los posibles escenarios futuros. En cuanto a este segundo, conlleva tambiu00e9n la proyecciu00f3n de requerimientos financieros, de insumos, personal, entre otros, para la adecuada atenciu00f3n de dichos posibles escenarios. Existen estadu00edsticas que se deben generar de forma semanal, otras de forma mensual y otras anuales, de manera permanente. Sin embargo, de forma diaria, pueden surgir necesidades de nuevas estadu00edsticas, algunas con caru00e1cter urgente, en virtud de la naturaleza cambiante de los fenu00f3menos de las personas en situaciu00f3n de movilidad humana, incluyendo a las personas solicitantes y refugiadas. Costa Rica cerru00f3 el au00f1o 2018 con un total de 27,972 nuevas solicitudes. En el au00f1o 2019 se recibieron un total de 59,180 solicitudes y en 2020 la cifra de nuevas solicitudes fue de 21,127; esta disminuciu00f3n en la cifra atiende a cambios debido a COVID. En 2021, el nu00famero solicitudes de refugio fue de 108,427, colocando a Costa Rica como el cuarto pau00eds con mayor cantidad de nuevas solicitudes de refugio en el au00f1o. Asu00ed, el ACNUR espera seguir cooperando con el Gobierno de Costa Rica mediante la contrataciu00f3n de personal para apoyar a la Unidad de Refugio a tramitar y reducir la mora de casos de refugio pendientes. Todos los miembros del personal del ACNUR son responsables de desempeu00f1ar sus funciones, tal como se refleja en la descripciu00f3n de su trabajo. Lo hacen dentro de sus autoridades delegadas, de acuerdo con el marco regulatorio del ACNUR, que incluye la Carta de las Naciones Unidas, el Reglamento y el Reglamento del Personal de las Naciones Unidas, las Polu00edticas e Instrucciones Administrativas del ACNUR, asu00ed como los marcos de rendiciu00f3n de cuentas pertinentes. Ademu00e1s, los miembros del personal deben cumplir con sus responsabilidades de manera coherente con las competencias bu00e1sicas, funcionales, transversales y de gestiu00f3n y los valores fundamentales del ACNUR de profesionalismo, integridad y respeto por la diversidad. No obstante, esta persona estaru00eda trabajando diariamente en las oficinas de la Unidad de Refugio bajo instrucciu00f3n de personal de la DGME.

DUTIES AND QUALIFICATIONS

El o la persona especializado (a) colaboraru00e1 con la administraciu00f3n en aras de lograr las siguientes metas fundamentales: – Asignar, supervisar, controlar y ejecutar la preparaciu00f3n, tru00e1mite, registro y archivo de documentos; recepciu00f3n, registro y despacho de correspondencia; actualizaciu00f3n y suministro de informaciu00f3n; atenciu00f3n al pu00fablico, recaudaciu00f3n y otras actividades de caru00e1cter asistencial en el u00e1mbito administrativo; esto con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales y los requerimientos de los usuarios internos y externos. – Preparar documentos varios tales como: informes, cuadros, gru00e1ficos, oficios, diapositivas y otros, utilizando tu00e9cnicas modernas de oficina, con el fin de obtener productos de excelente presentaciu00f3n que apoyen los estudios y servicios de la Dependencia en la que labora. – Elaborar la agenda de actividades de la oficina en la cual labora y controlar su ejecuciu00f3n en los plazos establecidos. – Mantener ordenados y actualizados los sistemas, procesos y procedimientos relativos a la gestiu00f3n de archivo administrativo o especu00edficos, derivados de la dependencia respectiva o del quehacer institucional. – Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad, velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las medidas de control interno para minimizar la comisiu00f3n de errores que atenten contra los objetivos organizacionales. – Realizar las labores administrativas que se derivan de su funciu00f3n, tales como: llenar boletas de control, preparar informes de labores, reportes de anomalu00edas detectadas, entre otras. – Resolver consultas y suministrar informaciu00f3n a superiores, compau00f1eros y pu00fablico en general, relacionadas con la actividad a su cargo. – Proponer mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos mu00e9todos y procesos de trabajo, asu00ed como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual labora. – Participar en la elaboraciu00f3n de planes de trabajo en la Dependencia donde labora. – Brindar informaciu00f3n al pu00fablico, evacuando sus dudas y ayudando a aquellas personas que no sepan leer y/o escribir. – Verificar los datos personales de las personas solicitantes de la condiciu00f3n de refugiadas, asu00ed como las fechas de vencimiento de su carnu00e9 y/o los requisitos que estu00e1n pendientes en las solicitudes de refugio planteadas por las personas solicitantes. – Asistir a la Unidad emitiendo nu00fameros de resoluciu00f3n a los expedientes en estudio y/o elaborando carnu00e9s de solicitante de refugio y permisos laborales. – Notificar las resoluciones de permiso laboral y/o de primera instancia a las personas solicitantes de la condiciu00f3n de refugio. – Identificar y derivar cuando se detecta algu00fan caso con necesidades especu00edficas para darle la atenciu00f3n adecuada. – Participar en programas de formaciu00f3n en lu00ednea de Prevenciu00f3n de la Explotaciu00f3n y el Abuso sexuales (PSEA, por sus siglas en inglu00e9s) y programas para el refrescamiento de conocimientos y especializaciu00f3n en el u00e1rea del derecho internacional de las personas refugiadas, liderados por el ACNUR. Estos programas tambiu00e9n incluiru00e1n temu00e1ticas bu00e1sicas en el u00e1mbito de la protecciu00f3n de los derechos humanos i.e. enfoque edad, gu00e9nero y diversidad, y su aplicabilidad en el anu00e1lisis de las solicitudes para el reconocimiento de la condiciu00f3n de persona refugiada. – Desarrollar aquellas otras funciones asignadas por la persona encargada de la supervisiu00f3n y la Direcciu00f3n General de Migraciu00f3n y Extranjeru00eda. – Participaciu00f3n en programas de formaciu00f3n en lu00ednea de Prevenciu00f3n de la Explotaciu00f3n y el Abuso sexuales (PSEA, por sus siglas en inglu00e9s) y programas para el refrescamiento de conocimientos y especializaciu00f3n en el u00e1rea del derecho internacional de las personas refugiadas, liderados por el ACNUR. Estos programas tambiu00e9n incluiru00e1n temu00e1ticas bu00e1sicas en el u00e1mbito de la protecciu00f3n de los derechos humanos i.e. enfoque edad, gu00e9nero y diversidad, y su aplicabilidad en el anu00e1lisis de las solicitudes para el reconocimiento de la condiciu00f3n de persona refugiada. – Desarrollar aquellas otras funciones asignadas por la persona encargada de la supervisiu00f3n y la Direcciu00f3n General de Migraciu00f3n y Extranjeru00eda. – Desarrollar aquellas otras funciones asignadas de acuerdo con la naturaleza del puesto y la subunidad.

MONITOREO Y CONTROL Para monitorear el cumplimiento eficiente de la meta planteada, el o la Contratista deberu00e1 reportar a la persona supervisora del equipo de trabajo, quien daru00e1 seguimiento al efectivo cumplimiento de las labores asignadas. La supervisiu00f3n seru00e1 asignada por la DGME al momento de firmar el contrato respectivo.

ATRIBUTOS Y EXPERIENCIA

Educaciu00f3n: – Bachillerato de Secundaria completo. – Estudios tu00e9cnicos o acadu00e9micos (completos o en curso) en Administraciu00f3n o similar. – Alto grado de conocimiento en computaciu00f3n y habilidades en Office y Microsoft Excel, esto u00faltimo principalmente para el manejo de tablas y cuadros estadu00edsticos con cifras que se deben actualizar constantemente.

Experiencia laboral: – Al menos un au00f1o de experiencia en tareas relevantes al puesto (poca experiencia puede ser compensada con mayor nivel de estudios o viceversa). – Conocimientos sobre la organizaciu00f3n y funcionamiento de la Direcciu00f3n General de Migraciu00f3n y Extranjeru00eda – Conocimientos sobre el entorno polu00edtico, cientu00edfico, econu00f3mico, social y cultural nacional e internacional.

Competencias clave: – Alto nivel de atenciu00f3n al detalle y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados. – Debe demostrar excelentes habilidades de atenciu00f3n al pu00fablico, incluyendo el manejo de situaciones difu00edciles con personas en condiciu00f3n de vulnerabilidad, y responder con prontitud a las necesidades y solicitudes de servicio y asistencia de una forma cortu00e9s y respetuosa de la diversidad en relaciu00f3n con el pau00eds de origen, la etnia o la identidad sexual y/o de gu00e9nero -entre otras- de las personas a quienes se atienda. – Excelente comunicaciu00f3n oral y escrita, incluyendo escucha efectiva y habilidades para escribir de forma correcta, clara y concisa. – Discreciu00f3n en virtud del caru00e1cter confidencial de la informaciu00f3n a la que tendru00e1 acceso en el desarrollo de sus funciones

COMO APLICAR: Las vacantes se pueden acceder a travu00e9s del siguiente enlace: (link)

– haga clic en Vacantes – elija Costa Rica – Haga clic en el puesto que le interesa y siga las instrucciones

En caso de problemas tu00e9cnicos, inicie sesiu00f3n con un navegador diferente. Si el problema tu00e9cnico persiste o surge algu00fan otro durante la solicitud en lu00ednea, comunu00edquese con la Mesa de Servicio Global ([email protected]) antes de la fecha lu00edmite para tener tiempo suficiente para resolver los problemas. Si tiene alguna pregunta sobre el proceso de selecciu00f3n, comunu00edquese con Recursos Humanos ([email protected]).

No se aceptaru00e1n CV por correo electru00f3nico. Su00d3LO SE CONSIDERARu00c1N LAS APLICACIONES ENVIADAS A TRAVu00c9S DEL SISTEMA. No confirmamos la recepciu00f3n de solicitudes ni informamos sobre el estado del proceso. Solo se contactaru00e1 a los candidatos calificados para una entrevista y posiblemente una prueba escrita.

Estamos comprometidos a mantener la diversidad en tu00e9rminos de gu00e9nero, etnia y cultura. Se alienta a las personas pertenecientes a grupos minoritarios, personas con capacidades especiales, hombres y mujeres, a postularse para las vacantes. Todas las solicitudes seru00e1n tratadas con la mu00e1s estricta confidencialidad.

FECHA DE CIERRE

La fecha lu00edmite para las presentaciones o solicitudes es el 17 DE NOVIEMBRE DE 2022. No se aceptaru00e1n solicitudes fuera de plazo. Solamente entraru00e1n en contacto candidatos preseleccionados. Es posible que se solicite a los candidatos preseleccionados que realicen una prueba escrita o una entrevista oral. El ACNUR no cobra una tarifa en ninguna etapa del proceso de contrataciu00f3n (solicitud, entrevista, procesamiento o cualquier otra tarifa).

Standard Job Description: Clerk

Organizational Setting and Work Relationships

The Clerk provides clerical and administrative assistance to the immediate supervisor and/or the Office as a whole. The incumbent is normally supervised by an Officer or Associate. S/he receives regular guidance and instructions from the supervisor on procedural aspects of the work. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR’s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties

  • Provide general clerical support to the work unit and, if required, visiting staff members.
  • Maintain the records in the work unit, create files for correspondence, reports, including confidential files.
  • Manage conference room booking and ensure that the facilities are well arranged and prepared with adequate supply to cover number of intended guests.
  • Maintain a proper record and inventory of stationary items in the work unit and ensure a well-stocked office.

  • Sort and prioritize incoming correspondence, reports, etc. and direct to other responsible staff members where necessary.
  • Arrange and forward records for archiving and maintain records of files sent for archiving.
  • Maintain calendar of appointments and schedules of meetings and travel for the supervisor, perform such clerical tasks as the completion of travel authorization requests, stationery request forms, etc.
  • May be required to prepare drivers’ work schedule and maintain shift system.
  • May be required to organize and maintain mail delivery (Pouch) and tracking system between offices.
  • Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Education & Professional Work Experience

Years of Experience / Degree Level

G3- 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education

n/a

Certificates and/or Licenses

n/a

Relevant Job Experience

Essential

Not specified

Desirable

Not specified

Functional Skills

IT-Computer Literacy

(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements

For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.

For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.

For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Required Languages: ,

Additional Qualifications: Skills

Education

Certifications

Work Experience

Other information: This position doesn’t require a functional clearance

Tags: abuse of power, covid, gender inequality, inequality