Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO)

FAO in Bogotá, Colombia

2203062

Auxiliar administrativo en monitoreo de Compras y Viajes

Anuncio de trabajo : 10/nov/2022

Fecha de anulación de publicación : 24/nov/2022, 22:59:00

Organizational Unit : FAO Partnership and Liaison Office in Colombia

Tipo de puesto : Trabajo temporal

Tipo de Requisición : PSA (Acuerdos de servicios personales)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal : Colombia-Bogota

Duración : Auxiliar administrativo en monitoreo de Compras y Viajes

Número de Puesto : N/A

_ La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

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  • La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
  • Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
  • Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
  • La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
  • Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
  • Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

La FAO es la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, que lidera el esfuerzo internacional por un mundo libre del hambre y de la malnutrición en el que la alimentación y la agricultura contribuyan a mejorar los niveles de vida de todos sus habitantes, especialmente los más pobres, de forma sostenible desde el punto de vista económico, social y ambiental. Trabajamos para contribuir al cumplimiento de la Agenda 2030 y de sus metas mundiales mediante el fomento de sistemas alimentarios sostenibles, inclusivos y resilientes para lograr una producción, una nutrición, un medio ambiente y una vida mejor.

La vacante se encuentra ubicada en Bogotá. El cargo pertenece al área de administración específicamente para el equipo de compras y contrataciones de bienes y servicios.

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia y la oficial administrativa y en estrecha coordinación con él especialista senior de compras y contrataciones.

Campo de especialización

El/la Auxiliar administrativo/a en monitoreo de Compras y Viajes apoyará él equipo de compras y contrataciones de bienes y servicios y viajes; a su vez al área administrativa, dando cumplimiento a las normas de la FAO.

Tareas y responsabilidades

  • Apoyar el desarrollo de herramientas que permitan realizar efectivo seguimiento y trazabilidad a los procesos de compras y viajes de la representación FAO Colombia.
  • Realizar la radicación de cada una de las solicitudes de compras en la matriz de seguimiento a través del diligenciamiento de la información básica para cada proceso
  • Apoyar la actualización de información en la matriz de seguimiento para cada uno de los procesos que estén en ejecución y desarrollo (Micro compras, RFQ, Licitaciones, contrataciones directas)
  • Descargar órdenes de compra aprobadas y realizar el envío de cada una para firma del/a Representante.
  • Realizar la notificación a los proyectos, de las órdenes de compra aprobadas, para firma del proveedor.
  • Apoyar la actualización de información en la matriz de seguimiento correspondiente a las ordenes elaboradas, firmadas, aprobadas y notificadas.
  • Archivar cada una de las órdenes de compra aprobadas en la carpeta correspondiente a cada proceso.
  • Actualizar en la matriz de seguimiento la información correspondiente a las órdenes de compra firmadas por el proveedor.
  • Archivar cada orden de compra firmada por el proveedor en la carpeta correspondiente.
  • Apoyar en el cierre de órdenes de compra en el sistema GRMS, de acuerdo con indicaciones del Especialista Senior
  • Archivar las solicitudes de cierre de órdenes de compra en la carpeta correspondiente a cada proceso.
  • Apoyar en la búsqueda y validación de información necesaria para actualizar el estado de cada proceso de compra.
  • Apoyar en el descargue de información necesaria para elaborar las certificaciones de ejecución de contratos de proveedores.
  • Apoyar en la verificación de documentación necesaria para creación de proveedores.
  • Apoyar la elaboración de los informes de gestión, así como los informes hacia los proyectos solicitantes.
  • Realizar Informe mensual de gestión del equipo de compras y viajes a partir de la información de la base de datos y bajo los parámetros que solicite el coordinador del equipo de compras.
  • Las demás tareas solicitadas por su supervisor inmediato, en el cumplimiento de las labores propias del cargo.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

  • Titulo como técnico en contabilidad, gestión administrativa o estudios de 2 años como tecnólogo en áreas a fines.
  • Experiencia de 3 años en manejo de bases de datos.
  • Conocimiento práctico del español (nivel C) hablado y escrito.
  • Nacionalidad colombiana o residente en el País con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

  • Enfoque basado en los resultados
  • Trabajo en equipo
  • Comunicación
  • Establecimiento de relaciones eficaces
  • Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

  • Habilidades orales y escritas.
  • Experiencia de mínimo un año en redacción y presentación de informes a partir de bases de datos.
  • Capacidad para tomar iniciativa y trabajar con un mínimo de supervisión.
  • Capacidad para organizar y planificar tareas.
  • Habilidad para resolver problemas.
  • Capacidad de trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales y capacidad de comunicación asertiva.
  • Habilidad para el manejo de Microsoft Excel, y/o programas para el análisis de información.
  • Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
  • Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

Criterios de selección

  • Experiencia en Excel intermedio.
  • Habilidades en redacción.
  • Experiencia en la elaboración de base de datos.

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.

INFORMACIÓN ADICIONAL

  • La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
  • Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Si necesita ayuda o tiene dudas, contacte con: [email protected]
  • Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
  • Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: (link)
  • Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo: (link)

HOW TO APPLY Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile. We encourage applicants to submit the application well before the deadline date. If you need help, or have queries, please contact: [email protected]

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