Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO)

FAO in Bogotá, Colombia

2203061

Auxiliar administrativo compras y viajes

Anuncio de trabajo : 10/nov/2022

Fecha de anulación de publicación : 24/nov/2022, 22:59:00

Organizational Unit : FAO Partnership and Liaison Office in Colombia

Tipo de puesto : Trabajo temporal

Tipo de Requisición : PSA (Acuerdos de servicios personales)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal : Colombia-Bogota

Duración : 90 días periodo de prueba, renovable

Número de Puesto : N/A

_ La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

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  • La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
  • Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
  • Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
  • La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
  • Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
  • Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

La FAO es la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, que lidera el esfuerzo internacional por un mundo libre del hambre y de la malnutrición en el que la alimentación y la agricultura contribuyan a mejorar los niveles de vida de todos sus habitantes, especialmente los más pobres, de forma sostenible desde el punto de vista económico, social y ambiental. Trabajamos para contribuir al cumplimiento de la Agenda 2030 y de sus metas mundiales mediante el fomento de sistemas alimentarios sostenibles, inclusivos y resilientes para lograr una producción, una nutrición, un medio ambiente y una vida mejor.

La vacante se encuentra ubicada en Bogotá. El cargo pertenece al área de administración específicamente para el equipo de compras y contrataciones de bienes y servicios.

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia y la oficial administrativa y en estrecha coordinación con él especialista senior de compras y contrataciones.

Campo de especialización

El/la Auxiliar administrativo/a compras y viajes apoyará él equipo de compras y contrataciones y a su vez al área administrativa, dando cumplimiento a las normas de la FAO.

Tareas y responsabilidades

  • Apoyar las acciones de identificación y consecución de nuevos proveedores, así como de relación con los ya existentes.
  • Apoyo en la elaboración de los Proyectos de Invitaciones a Licitar o documentos de solicitud de RFP para la adquisición de bienes, obras y servicios, así como en el seguimiento en el proceso de licitación y evaluación de ofertas.
  • Apoyo en el envío y recepción de correos de procesos de Licitación.
  • Apoyo en el seguimiento a las convocatorias de Licitación, confirmación de la recepción de ofertas, mantenimiento del archivo digital actualizado y generación de alertas.
  • Apoyo en la generación de las órdenes de compra basadas en las requisiciones enviadas por los proyectos en sus solicitudes de compra y ajuste de órdenes compra solicitadas por proyectos.
  • Apoyo a la evaluación a proveedores en conjunto con personal involucrado en el proceso de compra.
  • Apoyo en la elaboración de las solicitudes y reservas de viajes nacionales.
  • Apoyo en las solicitudes y reservas de viajes internacionales para personal FAO y externo.
  • Apoyo en tramites en el sistema GRMS Create Travel Authorization y Trip Expense Claim (TEC) para para viajes internacionales.
  • Apoyo en la creación de los (NST) Non-staff Travel.
  • Apoyo en el control de los anticipos de viaje pagados a los consultores.
  • Apoyo en la verificación de los cambios de itinerario.
  • Apoyo en la revisión de las LTA de viajes locales y aprobar en un plazo máximo de 24 horas.
  • Apoyo en la revisión aprobación u objeción de los LTEC de viajes locales en un plazo de 6 días.
  • Apoyo en el control de los anticipos de viaje pagados a los consultores.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

  • Titulo como técnico en contabilidad, gestión administrativa o estudios de 2 años como tecnólogo en áreas a fines.
  • Experiencia mínima de dos años, en cargos similares en compras y contrataciones de bienes y servicios y gestión de viajes.
  • Conocimiento práctico del español (nivel C) hablado y escrito.

  • Nacionalidad colombiana o residente en el País con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

  • Enfoque basado en los resultados
  • Trabajo en equipo
  • Comunicación
  • Establecimiento de relaciones eficaces
  • Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

  • Experiencia en compras y contrataciones de bienes y servicios.
  • Experiencia en gestión, seguimiento y compras de viajes.
  • Experiencia en Excel intermedio.
  • Habilidades en redacción.
  • Experiencia en la elaboración de base de datos.
  • Experiencia en área de compras y contrataciones de bienes y servicios preferiblemente.
  • Experiencia en elaboración de informes relacionados con las actividades.
  • Capacidad de trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales y capacidad de comunicación asertiva.
  • Se valorará experiencia en el Sistema de Naciones Unidas.
  • Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas
  • Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quienes interactúa FAO.

Criterios de selección

  • Experiencia en Excel intermedio.
  • Habilidades en redacción.
  • Experiencia en la elaboración de base de datos.
  • Experiencia en el área de compras y contrataciones de bienes y servicios.
  • Experiencia en el área de viajes.

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.

INFORMACIÓN ADICIONAL

  • La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
  • Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Si necesita ayuda o tiene dudas, contacte con: [email protected]
  • Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
  • Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: (link)
  • Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo: (link)

HOW TO APPLY Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile. We encourage applicants to submit the application well before the deadline date. If you need help, or have queries, please contact: [email protected]

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