ITU - International Telecommunication Union

ITU in New Delhi

UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS

L’UIT – principale institution des Nations Unies pour les technologies de l’information et de la communication – a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s’emploie à renforcer l’infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L’UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d’idées et de connaissances, dans l’intérêt de tous.

Assistant(e) administratif(ve)

Numéro de l’avis de vacance: 836 Secteur: BDT Département: DDR Pays du contrat: Inde Lieu d’affectation: New Delhi

Numéro de poste: TD27R/G5/783 Grade: G5 Type de contrat: Durée determinée Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation de 2 ans supplémentaires Type de publication: Externe Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 3 octobre 2022

UNITE ORGANISATIONNELLE

Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l’organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l’Union (UIT-D), qui s’occupe principalement des politiques, stratégies et programmes de développement axés sur les TIC, ainsi que des activités de coopération technique, en vue de promouvoir l’inclusion numérique et de favoriser la transformation numérique aux niveaux des collectivités, des pays et des régions. Afin de répondre efficacement aux besoins des membres de l’UIT, le BDT est divisé en quatre départements fonctionnels:

  • Bureau de l’Adjoint au Directeur et Département de la coordination des activités hors siège
  • Département des partenariats pour le développement numérique
  • Département des réseaux et de la société numériques
  • Département du pôle de connaissances numériques

Le Bureau de l’Adjoint au Directeur/Département de la coordination des activités hors siège est chargé de conseiller et de seconder le Directeur dans la direction et la gestion du BDT. De plus, il est chargé de gérer toutes les questions se rapportant au personnel, au processus de planification stratégique, financière et opérationnelle et au processus d’établissement de rapports. Il supervise le travail des Bureaux régionaux, en garantissant une délégation des pouvoirs et une responsabilisation appropriées au sein des Bureaux régionaux. Ce département coordonne l’organisation des conférences et manifestations du BDT, suit l’application des décisions émanant de la Conférence mondiale de développement des télécommunications (CMDT), du Groupe consultatif pour le développement des télécommunications (GCDT) ou du Conseil et travaille en étroite collaboration avec les autres Secteurs de l’Union et avec le Secrétariat général sur les questions concernant le BDT et les activités de l’Union en général. Les directeurs des Bureaux régionaux du BDT rendent compte à ce département.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision du Chef du bureau de zone de l’UIT et du Centre d’innovation pour l’Asie du Sud, le/la titulaire s’acquitte des tâches suivantes:

  • S’occupe d’un large éventail de tâches administratives pour le bureau de zone et le Centre d’innovation de l’UIT pour l’Asie du Sud, notamment en gérant un calendrier actif des rendez-vous, des manifestations et des activités, en prenant des rendez-vous et en tenant à jour l’agenda de son supérieur hiérarchique, reçoit les visiteurs, passe et filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes avec discrétion.
  • Établit et gère la liste des actions prioritaires et nécessaires en matière, notamment, de dédouanement, de visa, de privilèges concernant les achats hors taxes, d’exonération fiscale, de formalités bancaires, de sécurité et d’achats en Inde, au moyen de l’application spéciale utilisée en Inde et en coordination avec ses collègues du bureau régional et du siège.
  • Tient à jour la petite caisse et le compte financier du bureau de zone (comptabilité de la petite caisse) et prépare les paiements pour les contrats locaux extérieurs.

  • Reçoit, analyse, enregistre et distribue la correspondance reçue par le bureau de zone et le Centre d’innovation; appelle l’attention de son supérieur hiérarchique sur les questions les plus importantes et pressantes; tient à jour des systèmes de suivi du courrier entrant et sortant.
  • Rédige et prépare la correspondance courante et répond aux demandes de renseignements; examine la correspondance et les autres documents élaborés et recommande des modifications concernant le format, le style, l’orthographe et la grammaire; traduit des textes et des courriers succincts de manière informelle.
  • Tient à jour les listes des noms, adresses et numéros de téléphone des autorités des télécommunications, des membres de l’UIT et d’autres parties prenantes, afin d’alimenter le Répertoire général de l’UIT. Tient à jour la liste des coordonnées, par exemple des ministres, des responsables publics, des régulateurs et des Membres de Secteur, dont le bureau de zone et le Centre d’innovation ont besoin.
  • Organise les déplacements des fonctionnaires de la catégorie professionnelle du bureau de zone et du Centre d’innovation, en coordination avec les services concernés au siège. Peut être appelé(e) à voyager pour fournir une assistance lors d’une manifestation.
  • Fournit une assistance pour l’organisation de réunions, de missions, de conférences internationales et d’autres manifestations; prend des dispositions concernant les installations et les équipements pour les réunions, prépare la correspondance et réunit les documents pour les participants.
  • S’occupe de l’acquisition et de l’entretien quotidien des équipements, du matériel et des fournitures du bureau de zone et du Centre d’innovation et assure le suivi des contrats en la matière. Prépare des paniers d’achat et effectue les opérations nécessaires dans le système SRM pour les achats autorisés, en coordination avec le bureau régional.
  • Prépare et tient à jour des rapports statistiques et des rapports de projet pour le suivi de la mise en oeuvre des projets; rassemble tous les rapports, documents, courriers et notes nécessaires, selon qu’il convient.
  • Entretient des contacts avec l’organisme hôte chargé de la maintenance des locaux et avec les autorités locales du Ministère des relations extérieures concernant les accréditations et les autorisations de séjour pour le lieu d’affectation.
  • S’acquitte de toute autre activité connexe qui lui est confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

Souci du client et de la prestation de services

Ouverture à l’innovation et au changement

Etablissement de réseaux et de partenariats

Aptitude à planifier et à organiser

Gestion efficace

COMPETENCES TECHNIQUES

Aptitude à utiliser efficacement les équipements de saisie et d’analyse des données et connaissance de divers logiciels (ordinateur, système de visioconférence, MS Office, applications de bases de données, Internet, réseaux sociaux, etc.).

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d’expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’emploi. (Un maximum de trois ans d’études dans le domaine de l’emploi et dans une école reconnue peut remplacer l’expérience requise, sur la base d’une année d’études pour une année d’expérience.)

Expérience concernant l’utilisation d’équipements informatiques, notamment de systèmes de visioconférence, et des applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, applications Internet et bases de données Access).

Une expérience dans une organisation du système des Nations Unies serait un avantage. La connaissance du secteur des télécommunications de la région Asie-Pacifique serait un avantage. Une expérience des questions financières et budgétaires est aussi souhaitable.

Langues : Connaissance de la langue officielle de l’Inde, qui n’est pas une langue officielle de l’UIT, à un niveau avancé. La connaissance de l’anglais, y compris pour la communication écrite et orale, au niveau avancé. La connaissance d’une deuxième langue officielle (arabe, chinois, russe, espagnol ou français) serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d’impôts)

882’167.- – 1’323’266.- Rupees, sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l’UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.

INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES

SEULES LES CANDIDATURES DE PERSONNES RÉSIDANT DANS LA RÉGION DU LIEU D’AFFECTATION SERONT EXAMINÉES.

INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UIT Carrières. L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences. L’UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d’adresses email différentes de celles de l’UIT – @itu.int – ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.

L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.