Asistente de Finanzas, Mexico City, Mexico

La Organización Internacional para las Migraciones (OIM), creada en 1951, es la principal Organización Internacional en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en contribuir a una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional en cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los retos que implican los movimientos migratorios y ofrecer asistencia humanitaria a las personas migrantes.

La OIM está comprometida a la promoción de un ambiente diverso e inclusivo. Candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. Para el propósito de esta vacante, los candidatos internos serán considerados como candidatos primarios.

Contexto

Bajo la supervisión directa del Oficial Nacional de Administración y Finanzas y bajo los lineamientos generales provistos por el RMO, el Asistente de Finanzas será responsable de realizar registros en el sistema PRISM, asegurando que la documentación soporte sea válida, suficiente y competente y verificando la pertinencia del gasto, dando cumplimiento a los tiempos establecidos para dar respuesta oportuna a los programas y los donantes.

Deberá revisar los informes financieros de operadores y llevar un seguimiento y control oportuno de los pagos radicados en el área financiera que permita conocer el estado de cada uno de ellos.

Principales Funciones / Responsabilidades:

• Realizar el adecuado registro de contabilidad general por parte del programa de recursos de partida y contrapartida en el sistema PRISM (SAP).
• Hacer revisiones del presupuesto de los proyectos de la misión, generando las respectivas alarmas cuando se requieran.
• Apoyar en la emisión de Informes financieros de todos los programas para envío mensual al Gerente de Proyecto. Se debe emitir reporte periódico de informes financieros del programa de acuerdo con las directrices definidas por el donante.
• Llevar diariamente un seguimiento y control de los pagos recibidos, elaborando un cuadro de control de la recepción de documentos, devoluciones y bases estadísticas en general, que permitan conocer el volumen de pagos procesados. –
• Verificar que toda la documentación soporte cumpla con las políticas, procedimientos administrativos y contables de la Organización.
• Llevar un adecuado registro de control de cada factura y recibo del área financiera, que permita conocer la situación del archivo de estos en cualquier oportunidad o cuando le sea solicitado.
• Apoyar el cierre de los proyectos de acuerdo con los criterios y políticas de OIM, verificando que no haya anticipos abiertos sin comprobar y comprometidos sin ejecutar.
• Revisar informes financieros de Socios Implementadores y registro de contabilización en el sistema PRISM.
• Realizar el mantenimiento semanal de las cuentas contables necesarias para el cierre de cada periodo contable.
• Elaborar la Conciliación Bancaria mínimo dos veces al mes y para el cierre contable. Hacer el seguimiento respectivo con el Asistente de Tesorería para asegurar la limpieza de las partidas pendientes y registro de depósitos no identificados.
• Crear, modificar, eliminar y dar mantenimiento en general de los compromisos (commitments PO- PR) y Vendors de la Misión, soportados en los contratos de servicios.
• Entregar a tesorería la documentación para pagos validando la información soporte y verificando los datos, garantizando que no se generen pagos dobles.
• Gestionar las devoluciones de IVA para Organismos Internacionales ante el Sistema de Administración Tributaria.
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
• Mantener la confidencialidad de la información.
• Gestionar, liquidar y verificar gastos de viaje del personal y pagos inherentes a viáticos
• Apoyo en efectuar funciones de control presupuestal y monitoreo en proyectos
• Monitoreo de las cuentas por pagar a proveedores con el objetivo de que los vencimientos de pago no excedan los estándares establecidos por la OIM.
• Proveer información y guía técnica al personal de la oficina con respecto a las políticas y procedimientos contables y financieros. Responder preguntas generales del personal y referir los casos más complejos al supervisor.
• Identificar áreas para mejoras y notificar y dar sugerencias a su supervisor. Ayudar en el manejo y resolución de situaciones sensitivas.
• Atender el cierre contable mensual y anual oportunamente.
• Todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas por el RMO o sus supervisores directos

Educación y Experiencia

• Licenciatura en Contaduría Pública y/o administrativas.
• Tres (3) años de experiencia en procesos contables o financieros, auditoria, registros contables de causación, revisión de documentación contable y análisis de información financiera.

• Conocimientos contables y Financieros.
• Conocimientos de sistema contable SAP u otros sistemas contables.
• Aplica en forma efectiva conocimientos técnicos del área financiera.
• Desarrolla y aplica los procedimientos administrativos y de control interno para prevenir fraude.
• Se asegura de aplicar las políticas y normas contables y financieras de la Organización.
• Dominio de Excel.
• Cumplimiento de objetivos y propósitos trazados.
• Habilidades de análisis de datos.
• Iniciativa.
• Conocimiento de procedimientos requeridos.
• Capacidad de gestión.
• Conocimiento de las normas y procedimientos de la OIM o de otra agencia de cooperación internacional del Sistema de Naciones Unidas serán consideradas como una ventaja.

Idiomas

• Dominio del idioma español.
• Conocimiento del idioma inglés o francés serán considerados como una ventaja.

ORGANIZATIONAL CONTEXT AND SCOPE

RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES

EDUCATION

EXPERIENCE

SKILLS

LANGUAGES

COMPETENCIES

The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies: Values – all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:

• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1

• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

IOM COMPETENCY FRAMEWORK

IMPORTANTE

• Sólo se considerarán las aplicaciones que cumplan con el perfil solicitado.
• No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior a la clausura de la convocatoria o que no especifiquen el código de referencia.
• Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país.
• Cualquier oferta laboral en relación con este aviso especial de vacante está sujeta a la disponibilidad de fondos del proyecto.
• La contratación de esta candidatura está sujeta a la validación de referencias, certificación médica que avale que el candidato se encuentra en condiciones óptimas de salud para la misma, certificado de vacunación COVID, así como a la verificación de residencia, visa y autorizaciones por el Gobierno local, en caso de ser aplicable.