Asistente de Administración y Finanzas, Panama City, Panama

Job Identification : 7987

Locations : Panama City, Panama

Posting Date : 01/19/2023, 10:11 PM

Apply Before : 02/02/2023, 03:59 AM

Job Schedule : Full time

Agency : UNDP

Grade : NB3

Vacancy Type : National Personnel Service Agreement

Practice Area : Management

Bureau : Regional Bureau for Latin America and the Caribbean

Contract Duration : 1 Year with Possibility for extension

Education & Work Experience : Bachelor’s Degree – 3 year(s) experience OR High School certificate- 6 year(s) experience

Required Languages : Dominio del idioma español. Escritura, lectura y conversación.

Desired Languages : Dominio básico del idioma inglés

Vacancy Timeline

2 Weeks

Job Description

Antecedentes

El PNUD se ha comprometido a lograr la diversidad de su personal en términos de género, nacionalidad y cultura. Se anima igualmente a las personas de grupos minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad a presentar su candidatura. Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, incluido el sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos/as los/as candidatos/as seleccionados/as se someterán a una rigurosa comprobación de referencias y antecedentes.

Descripción de la oficina/unidad/proyecto

El proyecto 00102796 Fortalecimiento del INADEH para la Gestión Integral y Sostenible del Programa de Formación Profesional busca contribuir al reposicionamiento del INADEH como rector de la formación profesional, al fortalecimiento institucional, a la mejora de la calidad de la oferta educativa de hoy y del futuro, y a mejorar la gestión operativa.

De esta manera, la acción del PNUD se centra en apoyar en la generación de una visión del sistema de formación técnica profesional con alternativas diferenciadas que sirvan a todas las personas, a la economía y a la sociedad. Organizar la gobernanza de la formación técnica profesional, la vinculación educación – empleo, superar la sexta frontera, y poner el talento y capacidad de las y los panameños en la reactivación de nuestra economía serán algunas de las acciones que se enmarcan en este panorama desafiante que afrontaremos y desarrollar la estrategia del cambio del proyecto definida como “Formación Profesional como instrumento para fortalecer competencias, asegurar medios de vida y hacer una economía competitiva”.

Por ello, la conformación del equipo tiene como tarea, la integración de dos (2) Asistentes de Administración y Finanzas para la Unidad Coordinadora del Proyecto, con la finalidad de continuar la gestión de apoyo al INADEH, a través de la realización de trabajos, a nivel profesional, orientados a la ejecución y seguimiento de diversos trámites de la institución, entre los que se encuentran administración de personal, administración de activos, adquisiciones y su respectiva administración de contratos, así como la gestión de pagos y diversos trámites operativos requeridos por la institución.

Alcance del trabajo

El/la Asistente de Administración y Finanzas trabaja bajo la supervisión de la Coordinación del Proyecto PS102796 y en estrecha colaboración con el equipo del INADEH, en la implementación de los objetivos y de las actividades del Programa para el cual labora. En miras de seguir el plan de trabajo de los proyectos, se establecen sus principales funciones:

• Asistir a los proyectos con INADEH en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación de los Proyectos, incluidas las funciones de apoyo administrativo.
• Apoyar en el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación de los Proyectos.
• Proveer apoyo administrativo y logístico para la ejecución de actividades de los proyectos.
• Facilitar la coordinación con INADEH, así como con cualquiera de los actores que tengan relación con los proyectos.
• Apoyar administrativamente en la contratación y gestión de personal de los proyectos como le sea requerido.
• Asistir en los procesos para la adquisición de bienes y servicios en el marco de los proyectos, incluyendo la tramitación de cotizaciones, elaboración de términos de referencia, solicitudes de cartas de compromiso, solicitudes de orden de compra, solicitudes de contratos, solicitudes de enmiendas, entre otros.
• Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas.
• Presentar informes financieros, administrativos, de auditoría y otros como sean necesarios.
• Generar una base de datos de contactos, proveedores, personal, y documentación que tiene y produce el Proyecto.
• Actualizar la información en Atlas sobre el Proyecto.
• Presentar informes de avance trimestrales de ejecución del Proyecto
• Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto, mantener actualizados los archivos documentales de los proyectos.
• Mantener actualizado el registro de inventario del proyecto y asegurar el adecuado traspaso al socio implementador o a quien se acuerde en Junta de Proyecto.
• Preparar y tramitar todas las solicitudes de pago y que cada una cuente con la documentación soporte.
• Preparar y tramitar los pagos de viáticos al personal del proyecto.
• Monitorear las órdenes de compra y los vouchers que no hayan sido pagados.
• Orientar al/la Coordinador/a de Proyecto en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros.
• Confeccionar actas, minutas, notas y memos que se requieran dentro de los Proyectos.

• Cumplir con los requerimientos del ciclo anual de Proyectos.
• Atender tareas asignadas por el Coordinador/a de Proyecto, relacionadas al cargo descrito.
• Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, las actividades que le asignen en apoyo a la gestión de las iniciativas que se lleven a cabo en el marco del Programa País de PNUD.

Impacto de Resultados: La asistencia técnica del PNUD a las instituciones nacionales busca desarrollar una estrategia que, además de propiciar la inserción de la población al sector productivo, sirva como elemento integrador de nuevas alianzas entre el sector gubernamental y el sector empresarial con el doble propósito de ampliar las oportunidades de empleo para los jóvenes y adultos y elevar la productividad y competitividad de las empresas nacionales. El objetivo general de la cooperación del Sistema de las Naciones Unidas es contribuir sustancialmente al Desarrollo Humano Sostenible mediante el pleno ejercicio de los derechos humanos. Este objetivo incluye la garantía de condiciones de bienestar para toda la población y, por ende, un apoyo directo a la erradicación de la exclusión y de la pobreza, la creación de mejores condiciones de gobernabilidad y el estímulo al crecimiento económico.

Acuerdo Institucional

El/la Asistente de Adminisración y Finanzas estará bajo la supervisión directa del/la Coordinador/a del Proyecto PS102796 “Fortalecimiento del INADEH para la Gestión Integral y Sostenible del Programa de Formación Profesional”.

El /la Asistente de Administración y Finanzas se ubicará en la Unidad Coordinadora del Proyecto PS102796 (UCP), la cual se encuentra dentro de las instalaciones del Centro INADEH de Tocumen, Provincia de Panamá.

Competencias

Competencias Básicas

1. Logro de Resultados

Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.

2. Piensa de manera innovadora

Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras.

3. Aprende contínuamente

Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

4. Se adapta con agilidad

Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible.

5. Actúa con determinación

Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado.

6. Compromiso y Asociación

Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.

7. Diversidad e Inclusión

Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Competencias Transversales y Técnicas

Area Temática

Nombre

Definición

Desarrollo de Negocios

Creación de Conocimientos

Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o que responda a una necesidad manifestada.

Desarrollo de Negocios

Diseño de Inteligencia Colectiva

Capacidad para reunir diversos grupos de personas, datos, información o ideas, y tecnología para diseñar servicios o soluciones.

Desarrollo de Negocios

Diseño Centrado en el Ser Humano

Habilidad para desarrollar soluciones a problemas, involucrando la perspectiva humana en todos los pasos del proceso de resolución de problemas.

Gestión Empresarial

Gestión de Proyectos

Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos, para lograr metas específicas.

Gestión Empresarial

Gestión de Recursos

Capacidad para asignar y utilizar recursos de manera estratégica o táctica de acuerdo con los principios de rendición de cuentas e integridad.

Gestión Empresarial

Comunicación

Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación, en función de la audienc

Requisitos Mínimos de un NPSA

Requisitos mínimos de educación

• Secundaria completa o Licenciatura completa en Administración, Finanzas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o Derecho.

Años de Experiencia mínima relevante

• Seis (6) años de experiencia (con secundaria completa) en el desempeño de cargos administrativos y/o financieros.
• Tres (3) años de experiencia (con licenciatura completa) en el desempeño de cargos administrativos y/o financieros.

Habilidades Requeridas

• Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel, Teams y Power Point).

Habilidades deseadas ademas de las competencias cubiertas en la sección de compentencias

• Altamente valorado, título de Postgrado y/o Maestría en áreas relacionadas a Administración, Finanzas, Contabilidad, Derecho, Proyectos o Recursos Humanos.
• Experiencia en manejo de procedimientos administrativos y/o financieros.
• Experiencia en adquisiciones de bienes y/o servicios.
• Experiencia en gestión básica de Recursos Humanos.
• Experiencia en procedimientos de organismos multinacionales.
• Experiencia en manejo de plataformas virtuales.

Otros Requisitos requeridos

• N/A

Idioma(s) Requerido(s)

• Dominio del idioma español. Escritura, lectura y conversación.
• Dominio básico del idioma inglés.

Certificados Profesionales

• N/A.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Informaciòn Adicional Importante

• Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros con residencia permanente y permiso de trabajo vigente al momento de postular a esta vacante por el periodo del contrato.
• Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no seràn consideradas
• Solamente los (las) candidatos(as) seleccionados(as) para entrevista recibirán confirmaciòn