World Anti-Doping Agency (WADA)

WADA HQ Montreal

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Administrative Assistant, Legal Affairs (Results Management Unit)

Group: Legal Affairs

Reports to: General Counsel, Office of the Director General, and Associate Director, Results Management, Legal Affairs

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 30th September 2022

Who we are

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency composed and funded equally by the sport movement and governments of the world. Its key activities include scientific research, education, development of anti-doping capacities, and monitoring of the World Anti-Doping Code (Code) – the document harmonizing anti-doping policies in all sports and all countries.

POSITION OVERVIEW

The Administrative Assistant, Legal Affairs (Results Management Unit) works closely with the Coordinator, Results Management, and provides support to the General Counsel and the Results Management Unit, while dealing with other competing priorities and acts proactively keeping the team perspective.

KEY RESPONSIBILITIES

  • Provide administrative support to the General Counsel, such as agenda management, meeting coordination and stakeholder communications, as required;
  • Assist the Results Management Unit with various administrative tasks ( proofreading, editing and formatting of documents, letters and reports, creating PowerPoint presentations, Excel spreadsheets or other material);
  • Manages departmental Inbox, flags/forwards queries to relevant team members;
  • File correspondence and maintain records of decisions;
  • Ensure data entry and upload documents to the results management database;
  • Run various reports in the results management database;
  • Coordinate travel arrangements with WADA Travel desk;
  • Contribute to other initiatives, as required.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

  • Legal Assistant Diploma, certification or equivalent;
  • A minimum of five (5) years’ experience in a relevant role;
  • Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language;
  • Additional language(s) would be an asset;
  • Proficiency in Microsoft Office Suite, advanced skills in PowerPoint, Excel and Word required;
  • High level of discretion and confidentiality;
  • Very precise and detail oriented;
  • Very good drafting skills;
  • Strong organizational skills and ability to prioritize;
  • No travel required;
  • Periodic evening and/or weekend work expected;
  • Fit with organizational culture: teamwork spirit and love of sport;
  • Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

What we offer

  • Working with great colleagues, for a good cause;
  • Retirement plan (RRSP) contribution very competitive;
  • Group Insurance 100% premium covered by WADA (effective first day of employment);
  • Annual wellness subsidy;
  • Professional development and growth opportunities;
  • Hybrid work environment (post COVID pandemic, WADA is moving towards a new hybrid format; a mix of office and home-based work);

  • Reimbursement of monthly internet costs (capped amount per month) after probation period.

***Please note that only candidates based in Montréal will be considered for this position.

Use of the masculine in our communications refers equally to all genders.

WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner.

WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA’s mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of September 2022, the Agency employs approximately 170 employees and is represented by 60 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

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Assistant administratif, Affaires juridiques (section Gestion des résultats)

Groupe : Affaires juridiques

Supérieur : General Counsel, Bureau du Directeur général, et du Directeur associé, Gestion des résultats, Affaires juridiques

Lieu : Bureau principal de l’AMA, Montréal, Canada

Date limite d’affichage : 30 septembre 2022

Qui nous sommes

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été fondée en 1999 à titre d’organisation internationale indépendante composée et financée à parts égales par le Mouvement sportif et les gouvernements du monde entier. Ses activités principales comprennent la recherche scientifique, l’éducation, le développement antidopage et la supervision de la conformité au Code mondial antidopage (le Code) – le document harmonisant les politiques antidopage dans tous les sports et dans tous les pays.

APERÇU DU POSTE

L’Assistant administratif, affaires juridiques (gestion des résultats) travaille en étroite collaboration avec le Coordonnateur, Gestion des résultats, et fournit un soutien au General Counsel et à l’équipe de gestion des résultats, tout en adressant d’autres priorités concurrentes et agit de manière proactive en gardant le point de vue de l’équipe.

RESPONSABILITÉS CLÉS

  • Fournir un soutien administratif au General Counsel, comme la gestion de l’ordre du jour, coordination des réunions et les communications avec les parties prenantes au besoin;
  • Supporter l’équipe de gestion des résultats au niveau administratif (relecture, correction et mise en page de textes, lettres et rapports, création de présentations PowerPoint, de fichiers Excel et autres documents);
  • Gérer la boîte de réception, signaler/transmettre les requêtes aux membres de l’équipe concernés;
  • Classer la correspondance et tenir le registre des décisions;
  • Assurer la saisie des données et télécharger les documents dans la base de données de gestion des résultats;
  • Produire divers rapports dans la base de données de gestion des résultats;
  • Coordonner les itinéraires de voyage avec l’équipe de voyages de l’AMA;
  • Contribuer à d’autres initiatives, au besoin.

QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

  • Diplôme d’assistant juridique, certification ou équivalent;
  • Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle pertinent;
  • Excellentes compétences orales et écrites dans l’une des deux langues officielles de l’AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l’autre langue officielle;
  • Langues additionnelles sont un atout;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, compétences avancées en PowerPoint, Excel et Word requises;
  • Haut niveau de discrétion et de confidentialité;
  • Très précis et très axé sur les détails;
  • Très bonnes compétences en rédaction;
  • Solides compétences organisationnelles et capacité d’établir des priorités;
  • Travail périodique prévu le soir et/ou le week-end;
  • Aucun voyage prévu;
  • S’adapter à la culture organisationnelle : esprit d’équipe et amour du sport;
  • Adhésion aux valeurs fondamentales de l’AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

Ce que nous offrons

  • Travailler avec des collègues formidables, pour une bonne cause;
  • Contribution à un régime de retraite très concurrentiel;
  • Assurance collective dont la prime est couverte à 100 % par l’AMA (à compter du premier jour d’emploi);
  • Subvention annuelle pour le bien-être;
  • Possibilités de développement professionnel et de croissance;
  • Environnement de travail hybride (l’AMA a adopté un nouveau format hybride, un mélange de travail au bureau et à domicile);
  • Remboursement des frais mensuels d’Internet (montant plafonné par mois) après la période d’essai.

**Veuillez noter que seuls les candidats basés à Montréal seront considérés pour ce poste.

L’utilisation du masculin dans nos communications réfère de manière égale à tous les genres.

L’AMA croit au succès d’une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats et candidates qualifiés seront considérés pour ce poste de manière équitable.

L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant. Cependant, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.

Vision de l’AMA : Un monde où tous les sportifs peuvent évoluer dans un environnement sans dopage.

Mission de l’AMA : Mener un mouvement mondial pour un sport sans dopage en collaboration avec ses partenaires.

À propos de nous : En plus de son bureau principal situé à Montréal, Canada, l’AMA possède des bureaux régionaux au Cap, AfrIque du Sud; à Lausanne, Suisse; à Montevideo, Uruguay, à Tokyo, Japon, ainsi que le bureau du président à Varsovie, Pologne. En date de septembre 2022, l’Agence comptait quelque 170 employés de 60 nationalités. Nous accordons beaucoup d’importance à la diversité de nos employés – actuels et futurs. En tant qu’équipe internationale, nous nous efforçons jour après jour de protéger les droits des sportifs propres, partout dans le monde.