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UNFPA - United Nations Population Fund

Job Identification : 6875

Locations : Bondoukou, Cote d’Ivoire

Posting Date : 11/11/2022, 12:21 PM

Apply Before : 12/02/2022, 11:59 PM

Job Schedule : Full time

Grade : G5

Vacancy Type : Fixed Term

Rotational/Non Rotational : Non-Rotational

Contract Duration : 1 Year with Possibility for extension

Education and Work Experience : Bachelor’s Degree OR High School certificate- 3 year(s) experience

Required Languages : Mastery oral and written French

Desired Languages

Have the ability to work easily in English

Vacancy Timeline : 2 Weeks

Job Category : Administration/Operations/Support

Job Description

The Position:

Le huitième Programme de coopération entre le Gouvernement de la Côte d’Ivoire et le Fonds des Nations Unies pour la Population-UNFPA, couvre la période 2021-2025. Le but dudit Programme est de contribuer aux efforts du Gouvernement visant à réduire la pauvreté en vue d’améliorer de façon équitable les conditions de vie des populations. Dans le cadre de la politique de décentralisation de l’UNFPA et du renforcement de la coordination du programme pays dans les régions de couverture du bureau décentralisé de Bondoukou, la Représentation de l’UNFPA en Côte d’Ivoire recrute un(e) Assistant (e) Administratif (ve) et Financier(e).

Vous serez sous la supervision générale du Représentant et la supervision directe du Coordonnateur du bureau décentralisé à Bondoukou,

  • How you can make a difference:

UNFPA is the lead UN agency for delivering a world where every pregnancy is wanted, every childbirth is safe and every young person’s potential is fulfilled. UNFPA’s strategic plan (2022-2025), reaffirms the relevance of the current strategic direction of UNFPA and focuses on three transformative results: to end preventable maternal deaths; end unmet need for family planning; and end gender-based violence and harmful practices. These results capture our strategic commitments on accelerating progress towards realizing the ICPD and SDGs in the Decade of Action leading up to 2030. Our strategic plan calls upon UN Member States, organizations and individuals to “build forward better”, while addressing the negative impacts of the Covid-19 pandemic on women’s and girls’ access to sexual and reproductive health and reproductive rights, recover lost gains and realize our goals.

In a world where fundamental human rights are at risk, we need principled and ethical staff, who embody these international norms and standards, and who will defend them courageously and with full conviction.

UNFPA is seeking candidates that transform, inspire and deliver high impact and sustained results; we need staff who are transparent, exceptional in how they manage the resources entrusted to them and who commit to deliver excellence in programme results.

Job Purpose:

Sous la supervision générale du Représentant Résident de l’UNFPA, et sous la supervision directe du Coordonnateur du Bureau, l’Assistant Administratif et Financier contribue au fonctionnement efficace du Bureau Décentralisé de Bondoukou en appui à la gestion du Programme.

Vous serez responsable de :

Appui à l’Administration du Programme

    • Participer à la collecte des informations nécessaires à la préparation et au suivi de la mise en œuvre des programmes et projets, des revues annuelles, des revues à miparcours et des évaluations ainsi que l’élaboration des rapports techniques trimestrielles et annuelles ;
    • Préparer pour approbation, paraphe et signature, tant en français qu’en anglais, les correspondances relatives aux aspects de gestion administrative et financière du Bureau et en assurer le suivi ;
    • Maintenir un système d’archivage électronique et physique des correspondances, documents et rapports mandataires dans les délais ou relancer les responsables de projets/Programme à cet effet ;
    • Prendre des notes, rédiger les minutes ou les comptes rendus synthétiques des réunions et assurer le suivi des recommandations ;
    • Participer, à la demande des superviseurs, aux réunions thématiques/techniques et s’assurer que la documentation est complète et distribuée à temps ;
    • Faciliter toute la logistique avant, et après les réunions, séminaires et ateliers organisées dans la Région par le Bureau avec les différents partenaires gouvernementaux ou les ONGs ;
    • Faciliter la préparation et le suivi des Audits Nex des partenaires situés dans la Région ;
    • Prendre les rendez-vous avec les partenaires du projet/programme et les autres parties prenantes pour les besoins de rencontres ;
    • Contrôler et faire le suivi des équipements de l’UNFPA et préparer les rapports d’inventaires mandataires à transmettre au Bureau Central à Abidjan ;
    • En liaison étroite avec le Bureau Central, transmettre les bons de commande (PO) aux prestataires résidants dans la zone et tenir à jour le registre y afférent ;
    • Coordonner les services de maintenance et d’entretien des bureaux et l’assistance pour la réparation du matériel de bureau ;
    • Faire le suivi de l’entretien des véhicules du Bureau en collaboration avec les chauffeurs ;
    • Faire le suivi du de l’exécution et du renouvellement dans les délais de tous les contrats avec les différents fournisseurs (loyer, gardiennage, entretien et nettoyage des locaux, etc.)
    • Et toute autre tache qui sera jugée utile par le bureau.
  • Appui aux Finances :
  • Assurer le contrôle de la qualité et de la complétude des pièces justificatives de dépenses et des dossiers de paiement et les transmettre dans les délais au Bureau Central pour règlement;
  • Faire le suivi de l’exécution financière des plans de travail ou des projets rattachés au bureau et tenir régulièrement informé le Coordonnateur ;
  • Mettre en place un système de classement physique et électronique des éléments comptables en fonction de la politique de l’UNFPA ;
  • Faire le suivi de l’alimentation et de la gestion de la petite caisse dans le strict respect des procédures de l’UNFPA.
  • Maintenir un système efficace de contrôle des avances de fonds aux fins de s’assurer que les pièces comptables sont complètes, correctement enregistrées et validées dans Atlas ;
  • Appuyer le suivi des paiements faits aux Partenaires d’Exécution situés dans la Région ;
  • Préparer les rapports financiers relatifs aux différentes sources de financement des projets logés dans le bureau ;

  • Procéder aux différentes réconciliations nécessaires ;
  • Participer à toutes les opérations requises dans le cadre de la clôture annuelle des comptes ;
  • Faire le suivi de la justification et de la régularisation des missions dans les délais ;
  • Assurer le contrôle et la gestion du carburant du bureau pays ;
  • Et toute autre tache qui sera jugée utile par le bureau.

Education:

  • Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 issu des formations suivantes :
  • DUT gestion des entreprises et des administrations ;
  • BTS de comptabilité et gestion des organisations
  • BTS, DUT ou tout autre diplôme équivalent avec une spécialisation en secrétariat ;

Qualifications et Expérience

  • Avoir au moins 3 années d’expériences dans le domaine de la gestion administrative ou financière, avec des responsabilités croissantes.
  • Avoir une expérience avérée dans l’utilisation des logiciel de traitement de texte, analyse et gestion des données (Word, PowerPoint, Excel, Acess, …).
  • Avoir travailler avec le logiciel Atlas ou un logiciel similaire ;
  • Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du Système des Nations Unies (SNU) serait un atout.

Langue:

Maîtriser le Français oral et écrit et avoir la capacité à travailler aisément en anglais ;

Required Competencies:

Values:

  • Exemplifying integrity,
  • Demonstrating commitment to UNFPA and the UN system,
  • Embracing cultural diversity,
  • Embracing change

Core Competencies:

  • Achieving results,
  • Being accountable,
  • Developing and applying professional expertise/business acumen,
  • Thinking analytically and strategically,
  • Working in teams/managing ourselves and our relationships,

Functional Competencies:

  • Innovation et promotion des nouvelles approches
  • Client orientation
  • Organizational awareness
  • Echanges des connaissances, de l’information et formation continue

Managerial Competencies (if applicable):

  • <Managerial Requirements>

Compensation and Benefits:

This position offers an attractive remuneration package including a competitive net salary plus health insurance and other benefits as applicable.

Disclaimer:

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Fraudulent notices, letters or offers may be submitted to the UNFPA fraud hotline (link)

In accordance with the Staff Regulations and Rules of the United Nations, persons applying to posts in the international Professional category, who hold permanent resident status in a country other than their country of nationality, may be required to renounce such status upon their appointment.

Tags: covid, family planning, human rights, reproductive health, sdgs